Zo zorg je voor een goede hybride werkplek

Hybride werken is de norm geworden. Uit onderzoek van de overheid blijkt dat thuiswerken een blijvertje is geworden. Ook blijkt dat bedrijven steeds vaker open staan voor hybride werken. Laat je je collega’s vaker thuis werken, dan je leg je natuurlijk meer verantwoordelijkheid bij hen neer. Hoe zorg je ervoor dat de kwaliteit niet achteruit gaat? En hoe zorg je voor een veilige werkomgeving? In deze blog van BSV-IT leggen wij het een en ander uit.

Wat is hybride werken?

Hybride werken betekent dat je tijdens je werkperiode deels buiten kantoor en deels op locatie werkt. Dus als je een deel van je werktijd thuis werkt, is er al sprake van een hybride vorm van werken. In coronatijd nam deze vorm van werken een enorme vlucht. Ook na het loslaten van de coronamaatregelen is het hybride werken bij veel organisaties ‘een blijvertje’ geworden. Grote bedrijven als KPN, Bol.com, maar ook MKB’ers hebben een thuiswerkbeleid, waarbij het mogelijk is om thuis te werken. Veel mensen zijn daardoor gewend om thuis te kunnen werken.

De voordelen van hybride werken

Misschien vraag je je af: wat voor voordelen kleven er aan hybride werken? Organisaties die eenmaal zijn overgestapt naar deze vorm, merken deze voordelen vooral:
1. Minder reistijd en -kosten. Een vrij logisch gevolg: door de hybride vorm van werken is het personeel minder tijd kwijt aan reizen. Hierdoor beginnen zij een stukje fitter aan de dag en ben je minder geld kwijt aan de reiskosten. Verder bespaar je veel CO2-uitstoot.

2. Een betere privé-werkbalans. Doordat je collega’s vaker thuiswerken, hebben zij meer tijd voor hun vrienden en familie. Zo kunnen zij bijvoorbeeld met de familie lunchen en heb je extra tijd om de kinderen naar school te brengen.

Je collega’s hebben dus, als de werkgever het toelaat, meer vrijheid om het werk naar wens te kunnen inrichten. Ben je geen ochtendmens? Dan kan je bijvoorbeeld wat later beginnen, of juist andersom!

3. Thuiswerkers zijn over het algemeen productiever. Zo worden zij minder gestoord door de mensen om hen heen en worden zij niet afgeleid door andere geluiden.

Daarnaast is de communicatie van thuiswerkers meer ‘to the point’, waardoor de werktijd effectiever wordt besteed. Online vergaderingen duren daardoor ook vaak wat minder lang.

4. Door de hybride vorm van werken heb je meer mogelijkheden om nieuw personeel aan te trekken. Je collega’s zijn immers minder reistijd kwijt. Misschien is het zelfs mogelijk om buitenlands personeel aan te trekken!

5. Tot slot: werknemers waarderen vaak het vertrouwen dat ze krijgen. Hierdoor zijn ze een stuk gemotiveerder, gelukkiger en zijn ze eerder bereid om iets voor de werkgever terug te doen.

Kleven er ook nadelen aan thuiswerken?

Natuurlijk! 

1. Allereerst is het lastiger om werk en privé gescheiden te houden. Je hebt bijvoorbeeld eerder de neiging om iets in het huishouden op te pakken. Maar ook andersom: door de opkomst van het thuiswerken hebben veel mensen eerder de neiging om bijvoorbeeld na werktijd je e-mail te controleren.

2. Verder werkt het thuiswerken alleen goed als je een goede thuiswerkplek hebt. Denk daarbij niet alleen aan een ergonomische bureau en stoel, maar ook een veilige werkomgeving, waarbij je toegang hebt tot alle nodige programma’s. Hieronder gaan we dieper in op de beveiligde endpoint!

Tips bij hybride werken; hoe doe je dat eigenlijk?

Met de komst van nieuwe thuiswerkers kunnen wij ons goed voorstellen dat het in het begin lastig is om de veiligheid te waarborgen. Hoe doe je dat bijvoorbeeld als je collega dezelfde laptop ook privé wil gebruiken? En hoe behoud je de controle als je thuiswerkers hebt?

Allereerst raden wij aan om een uitgebreid veiligheidsdocument op te stellen, waar iedereen zich aan moet houden. Zo staat er letterlijk zwart op wit waar iedereen zich aan moet conformeren.

Onderdelen van het veiligheidsprotocol

Een onderdeel van het veiligheidsbeleid is de Firewall. Deze zit meestal ingebouwd en is een stukje software op de computer of laptop. Met een firewall voorkom je dat aanvallers toegang kunnen krijgen tot je netwerk en computer. Deze zit meestal in het modem ingebouwd en is een stukje software in de pc of laptop. Als je computer bijvoorbeeld rechtstreeks met het internet verbonden is, kunnen infecties binnen een paar seconden op je computer komen. Dankzij een firewall komt er geen netwerkverkeer zonder toestemming binnen jouw computer. In het veiligheidsprotocol is het dus belangrijk te benoemen dat niemand de firewall mag uitschakelen.

Ook het is belangrijk om in het veiligheidsprotocol wat te benoemen over het installeren en het verwijderen van programma’s. Zo is het sterk aan te raden om de installatie te versleutelen met een gebruikersnaam en wachtwoord. Afhankelijk van de organisatie is het in sommige gevallen ook goed dat de leidinggevende hier van tevoren toestemming voor geeft.

En heeft iemand verdacht gedrag gevonden? In de meeste gevallen is het aan te raden om direct je collega’s te informeren. Bij ernstige zaken, zoals hacking, fraude en oplichting, kan je het beste de politie bellen via 0900 - 8844. In deze gevallen is het zaak om de volgende checks te doen:

• Zijn alle wachtwoorden veranderd?
• Zijn alle verantwoordelijken op de hoogte?
• Maak een back-up van je bestanden
• Is er een veiligheidscheck gedaan door het IT-team?
• Bij een hack: verbreek de verbinding met het wifi-netwerk

De bovenstaande punten zijn een aantal voorbeelden van punten, die gegarandeerd in het veiligheidsprotocol moeten staan. In de WorkSmart oplossingen van BSV-IT zijn de meeste punten al volledig opgenomen zodat u zich daar geen zorgen om hoeft te maken.

Wil je een volledig protocol laten opstellen? Of heb je hulp nodig? Neem dan vrijblijvend contact op met Jaco. Jaco heeft meer dan 10 jaar praktijkervaring in IT-beveiliging en helpt jou zeker op weg!

Hoe kan BSV-IT jou helpen bij een goede hybride werkplek?

BSV-IT kan jou op verschillende vlakken helpen aan een betere inrichting van de hybride werkplekken, zodat managers meer controle hebben en de veiligheid wordt gewaarborgd. Hieronder hebben wij een aantal voorbeelden op een rijtje gezet:

MFA: BSV-IT helpt organisaties met meervoudige verificatie. Zodra bezoekers toegang willen tot een omgeving, moeten zij eerst hun identiteit verifiëren om toegang te krijgen. Hierdoor is je data beter beschermd. Voor Microsoft 365 richten wij ons op Azure AD. Met Azure AD, een service om de toegang tot je gegevens te versleutelen, bepaal je zelf op welke manier je wilt inloggen.



Identiteitsbeheer: Binnen Microsoft is het ook mogelijk om alle identiteiten en apps op één centrale locatie te brengen. Hierdoor kan je beveiligingstools consolideren en de inzage en toegang een stuk eenvoudiger maken. 

Daarnaast heb je binnen Microsoft uiteenlopende mogelijkheden om controle uit te oefenen. Veel toepassingen zijn al ingebouwd in de Microsoft 365 apps en andere Windows-apparaten. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om gevoelige gegevens automatisch te identificeren en kan je met Microsoft Purview een beleid opstellen om risicovolle activiteiten te detecteren. Onze specialisten kunnen jou binnen Microsoft helpen om digitale schade te voorkomen.
 

Ruime praktijkervaring in hybride werkoplossingen

De IT-specialisten van BSV-IT hebben meer dan 10 jaar praktijkervaring in het inrichten van hybride werkplekken. Zo is de eigenaar, Rick, al als tiener begonnen met het inrichten van IT-werkplekken en hebben de andere collega’s veel ervaring in de opzet van hybride werkplekken. De afgelopen jaren heeft BSV-IT verschillende bedrijven op weg geholpen, zoals bijvoorbeeld Elten Logistics Systems bv .

Benieuwd naar wat wij voor je kunnen betekenen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op!